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美英高校行政管理科学化的实践及启示
作者:福建招聘网 时间:2015-5-24 阅读:

  高校“行政管理”的概念梳理

  论及“行政”,人们在解释和使用它时的目的和动机是多样化的,但是各种定义具有一定的相通性。马克思主义认为,行政是国家的组织活动。即行政是国家的管理活动,而社会主义国家的行政是属于整个社会的,不仅包括国家行政机关的行政,而且包括立法、司法的行政;不仅包括政府机关的行政,而且包括企业事业单位的行政。可见,一个国家的行政,应包括各个方面、各个层次的行政活动,它是一个完整的体系,国家可以通过全方位的行政活动来有效地提高其行政效能。所谓行政,乃是国家各级各类行政机关依据法律行使权力,对其政治、经济、文化教育、卫生等方面的社会事务进行管理的活动。

  行政管理,在英文中为Administration或Public Administration,又译为公共行政,含有执行、施行和管理的内涵。可以说,行政管理是政府享有公共权力并履行行政职能,对社会公共事务及其内部事务进行管理,以实现公共利益的行为和活动。而高校里的“行政管理”则是高校作为公共组织,为了实现教育目标,依照一定的规章和制度,通过组织、计划、实施等行动,发挥管理和行政职能,充分调动校内外各方积极性,带领引导师生员工,有效地完成学校工作任务,实现预定目标的组织活动。它是一个学校办学效率的主要标志,其管理水平的高低已成为衡量学校竞争力的一个重要标准。高校行政管理组织与一般的学术组织相比有自身的特点:首先是高校行政工作具有一定的繁杂性。高校行政管理工作涉及大学日常管理的方方面面,日常工作较为繁琐复杂。其次是高校行政管理工作的单一性和专业性。高校行政管理工作内容较为单一,工作流程较为程序化。同时,高校行政管理工作还涉及专业性较强的管理工作,这些部门在完成组织、协调等职能外,还要承担对各项工作的评价和认定工作,如教学质量监控、科技成果的评价、科研材料的选择等,这使得行政管理工作具有一定的专业化性质。此外,行政管理工作还具有一定的突发性。在实际工作中,行政管理工作的突发性工作较多,多呈现“时间紧、任务急”的特点,如涉及短时间内各种会议的承办、规章制度及政策的制定、重要文稿的撰写等。

  美、英地区高校行政管理科学化的实践

  (一)美国高校行政管理科学化的实践

  在美国,高校行政是学术的服务和支撑系统,作为学术决策的执行机构,行政系统面临着如何减少资源浪费、提高运行效率的压力和挑战,这也促使美国高校积极地应用先进的管理工具和方法来改善、管理它们的行政部门。到现在为止,这种在操作层面上变革高校行政系统的做法在美国已经成为一种趋势。

  1.麻省理工学院的流程再造(BPR)

  麻省理工学院(MIT)把流程再造定义为:对学校的支持性流程(Support Process)进行根本的再思考和彻底的再设计,以获取绩效的巨大提高。对行政流程进行再造,主要目的是为了改善学校与顾客(包括教职员工、学生、家长和企业)之间的关系,充分利用现代信息技术,消除学校内部“单打独斗”“各自为政”的现实情况,进而打破组织边界,突破复杂利益格局,推动组织变革,保证学校教学科研工作的高效开展。

  MIT认为大学的管理旨在服务于教学与科研发展,遵循这一原则,MIT确定了BPR的七大目标:保持MIT在科学与技术领域的学术领导位置;保持以人才优秀为标准而非财政需求为标准的学生选拔方案;调和不断增长的学费;提高MIT教师、员工、学生的多样性;提高MIT资源使用效益;支持教师薪酬提升,保持富有竞争力的薪酬制度;保持组织弹性以发挥教师所带来的新理念,形成新的教育和研究空间。流程再造核心团队围绕这些目标,确定了5个对MIT发展至关重要的核心领域:学生支持、研究资助获得、实验室运行、管理报告和购买与支出支持。围绕这五大核心领域,核心团队提出MIT需再设计7个管理流程:管理报告、供应商整合、邮件服务系统、基础设施运行、信息技术服务、任命程序和学生支持系统。在具体的实施过程中,再造小组非常注重寻求IT技术的支持,MIT听取再造小组的意见,投资安装了全球最大的管理软件厂商SAP开发的第三代实时管理软件SAP/R3,使得学校各类管理人员能够获得各种所需的实时的信息,并在管理软件中共享各种信息,从而帮助管理人员作出更快、更好的决策,有效保持和强化了MIT在教学与研究上的卓越发展。

  2.伯克利加州大学的平衡记分卡(BSC)

  平衡记分卡(Balanced Score Card)源自哈佛大学的一种绩效评价体系,该计划的目的在于找出超越传统以财务量度为主的绩效评价模式,以使组织的“策略”能够转变为“行动”为衡量标准。

  1999年,伯克利在它的行政服务系统(Business and Administrative Services,BAS)下属的5个部门中开始试行平衡记分卡(The Balanced Scorecard,BSC)。推行BSC主要包括制订和实施战略框架。

  为支持伯克利的学术使命和学校发展计划,BAS高级管理团队设定了四大战略主题,分别是:员工战略、流程战略、顾客(主要指学生、家长和企业)战略和资源战略(具体见表1)。

  在高级管理团队制定BAS的总体战略框架之后,下属各部门都必须根据该框架和自身的实际情况开发确定部门的战略目标,作为战略框架的细化和补充,通过这样的战略分解,BAS的四大战略主题也就融入到了各部门的具体业务之中。

  除了以上两所美国高校较为特别的行政管理科学化方式以外,美国高校行政管理工作还具备以下几个特点。第一,合理的、明确的身份定位。美国高校明确定位每一个行政管理岗位,聘用专业的管理人员来承担专门的管理工作。第二,清晰的、可持续发展的岗位设置标准。美国高校新行政岗位的设置一般与学校的整体发展目标相一致,此外,新行政岗位的职责需要随着学校整体及所在部门每年的发展目标随时作出调整。第三,可操作化的岗位职责。以密西根大学为例,上到学校的章程下到各部门的规章制度,各岗位的工作职责都做了明确而详细的规定,其董事会章程作为一个宏观的指导性规范已经细致到半操作化的程度,在学校章程的统领下各行政部门再辅之各级更为具体与细致的规定,行政人员在发挥行政职能的时候都有据可依。

  对于美国高校而言,科学化的管理过程不仅体现在现代化管理工具的应用方面,而且更多的是指管理观念的科学化、管理制度的科学化和管理过程的科学化,这些科学化则更多依赖于与时俱进的、符合实际情况的管理制度。

  (二)英国高校行政管理科学化的实践

  自牛津大学建校以来,英国高校历经九百多年发展取得了辉煌的学术成就和社会影响,其中一项成就是其世界一流的师资和人力资源管理。到了20世纪90年代初,英国高校一般都建立了人事管理部门,经过不断探索和发展,英国高校形成了具有自身特色的人力资源管理体系。

  1.统一科学的职位分析与评估

  在英国,职位分析是人力资源管理的基础,职位分析的主要任务是对岗位职责及其人员要求进行定义。而职位评估是评估职位价值的过程,它通常要结合职位分析来进行。20世纪90年代,欧美国家将企业人力资源管理中的绩效考核引入到高等教育领域。2001年,英国开始了高等教育职位分析,无论是教师岗、行政岗还是后勤岗,英国高校对其都实施了统一的评估标准,这一职位分析与评估体系在英国具有统一性,获得政府的官方认证。

  英国高等教育职位分析(Higher Education Role Analysis,简称HERA)是教育能力联合有限公司联合英国高等院校专门为英国高等教育机构设计与开发的一种工作评价方案。这个方案“以一致性和公平性为原则,评估岗位职责的相关价值,形成一个总体分数。”这一分数可用于绩效考核、任务分配及薪资结构的建立等,评估主要由两个文件组成:调查表与指导说明书。调查表主要进行岗位职责分析,由14个要素和50项指标构成。评估时,要收集职责履行方面的支撑材料,填写由各项指标构成的评估表格。HERA评估总分值为100分,通过计算机统计得出评估结果。指导说明书主要是对调查表的应用程序和指标含义等进行说明,以便对评价者进行培训,使其掌握统一标准。职位分析与评估为薪资水平和薪资结构的确定,提供了科学基础,有利于高校内部公平的实现。

  下面我们以英国高校的管理岗为例,介绍职责分析的具体内容:

  内容 基本要求

  沟通(权重8%) 系统地传达、沟通各种复杂信息,通过影响他人或与他人协商完成既定任务。

  团队工作和领导力

  (权重7%) 监控和管理一个或多个团队的运作,包括分配工作、业绩检测和提供反馈。

  联络和网络

  (权重6.5%) 依据每天的联络对具有前瞻性和反应性的信息进行处理,以影响关键判断和最高层次的决断。

  与校内人士或校外人士建立良好关系,通过创造、引领或发展网络,以便交流信息和思想,保证最终的成果运用于工作中。

  服务和质量标准

  (权重6.5%) 确立提供服务的标准,有意识地从用户方得到反馈意见。主要高层管理人员在重要的操作中将对如何设定标准,采用何种标准进行指导。

  决策(权重7.5%) 决策多数是操作层面的,其影响将会持续一段时间,决策将影响一个部门的长期战略计划。

  制定计划和资源管理(权重7%) 进行中期操作计划,负责监控和确保这些计划的实施,同时参与长期战略设计。

  解决非操作性问题

  (权重8%) 从高层管理人员处获得指导,以找到合适的解决方案解决非操作性问题。

  分析、研究和学术(权重7%) 收集、利用数字和信

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